Konsep ERP di Bank Ekonomi

         Teknologi informasi dan sumber daya manusia, tiba-tiba saja menjadi dua hal yang sangat penting untuk disejajarkan dengan tiga fungsi organisasi sebelumnya yaitu keuangan, pemasaran, dan operasional. Untuk menjalankan suatu perusahaan perlu diterapkan tiga fungsi ini, ditambah dengan dua fungsi yang baru untuk saling mendukung dan menyelaraskan teknologi informasi dan perangkat lunak. 

   Salah satu perusahaan yang menerapakan kesemuanya itu adalah Bank Ekonomi, yang mana perkembangan sebuah perusahaan perlu diimbangi dengan kemampuan manajemen aset yang handal. Dengan 85 kantor cabang di seluruh Indonesia, Bank Ekonomi membutuhkan sistem pengelolaan sumber daya manusia yang lengkap dan terintegrasi. 

       Oleh karenanya, perusahaan itu mensyaratkan sebuah solusi IT (Information Technology) yaitu Enterprise Resource Planning Human Capital Management (ERP HCM), yang mampu meningkatkan keterbukaan informasi, kontrol manajemen, standarisasi proses, akurasi, dan efisiensi data perusahaan Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadwalan dan pemrosesan gaji. Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus atau kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul sumber daya manusia. 

      Kegiatan ini dilatarbelakangi oleh Perkembangan dunia Enterprice Resource Planning (ERP) yang akhir-akhir ini berkembang dengan pesat dan cepat. Tidak terkecuali Indonesia juga terkena efek dari perkembangannya. Banyak perusahaan skala interprise yang menerapkan ERP adalah SAP, salah satu pelaku ERP dunia, merupakan pemegang pasar software ketiga setalah microsoft dan oracle, menunjukan peningkatan yang signifikan dalam perkembangannya. Demam SAP mulai terasa di Indonesia sejak awal 2007, hal ini terlihat dari reporting SAP Indonesia tentang perkembangan perusahaan pengguna SAP yang meningkat tajam.
 

       Namun hal ini tidak diikuti atau diimbangi oleh peningkantan SDM (Sumber Daya Manusia) SAP yang ada di Indonesia. Akibatnya, kebutuhan akan SDM SAP banyak diisi oleh rekan-rekan kita dari negeri seberang seperti India, China, dan lain-lain. Hal ini patut sangat disayangkan, karena sebenarnya secara logika teknologi, kita memiliki kemampuan untuk itu. Hal ini disebabkan karena masih terkendalanya dalam pendidikan pada ilmu SAP sendiri yang harga pelatihannya masih belum terjangkau oleh rata-rata masyarakat Indonesia. 

       Bank Ekonomi memilih untuk mengimplementasikan SAP ERP HCM karena sistem manual yang telah ada hanya berfungsi sebagai sistem administrasi, padahal Bank Ekonomi membutuhkan sistem HR (Human Resources) yang dapat memberikan manfaat nyata bagi jajaran manajer. Contohnya saja dijadikan suatu alat untuk para eksekutif dan manajer SDM untuk merekrut tenaga kerja terbaik di bidangnya, melakukan pelatihan dan mengembangkan keahlian tenaga kerja mereka.

       Selain itu ERP HCM juga diperlukan untuk meningkatkan aksesabilitas informasi agar perusahaan dapat melakukan kontrol dan pengendalian HR di berbagai wilayah dan unit kerja. Setelah melakukan evaluasi secara intensif pada empat vendor piranti lunak internasional, akhirnya Bank Ekonomi memilih SAP ERP HCM dengan PT Astra Graphia Information Technology (AGIT) sebagai partner implementasi. Implementasi solusi ini akan melibatkan 16 pengguna profesional, 1210 pengguna SAP Employee Self Service dan 140 pengguna SAP Manager Self Service. 

        Implementasi dibagi hingga beberapa tahap, Fase Pertama adalah implementasi SAP Human Resources Back-End, yang diharapkan akan siap sedia dalam waktu enam bulan (termasuk Go-Live support). Fase kedua adalah implementasi SAP Employee Self Service and SAP Manager Self Service, dan akan go live dalam waktu enam bulan (termasuk Go-Live support). Melalui penggunaan personalia HR data, berkas ini menyediakan identifikasi tugas karyawan dalam sebuah organisasi, dan tinjauan tentang struktur organisasi.

       Karena sistem back-end SAP sudah berisi up-to-date informasi organisasi termasuk pusat biaya personil dan data, berkas ini menghilangkan kebutuhan untuk menyimpan informasi ini dalam sistem yang berbeda untuk digunakan dalam aplikasi lain. Waktu untuk mengakses informasi berkurang, serta kesalahan dan ineffiency untuk menyimpan data di lebih dari satu sistem.

     SAP HCM dapat berfungsi sebagai sebuah database tunggal untuk organisasi informasi yang, pada gilirannya, dapat digunakan untuk menganalisa struktur organisasi dan menempatkan karyawan dalam sebuah organisasi. Informasi tersebut dapat, pada gilirannya, dapat diterapkan untuk tugas atau pusat biaya reorganisasi; pasokan data untuk perangkat lunak pihak ketiga aplikasi seperti Microsoft Outlook dan menyederhanakan mencari karyawan dengan kualifikasi tertentu dalam struktur data dari sebuah organisasi besar.

        Layanan dari ES Manajemen Organisasi HCM bundel akan digunakan kembali oleh banyak kumpulan lain. Satu bundel khususnya menggunakan layanan ini adalah Integrasi dari Sistem Informasi ES bundel. Contohnya, bisa memilih salah satu dari daftar dan mendapatkan informasi kontak, seperti nomor ponsel, menggunakan Employee Baca Data Dasar layanan perusahaan.

       Layanan seperti Organisasi Tugas Find Centre, Cari Organisasi Pusat Data Dasar oleh Unsur, Baca Organisasi Pusat, dan Cari Karyawan oleh Pusat Organisasi semuanya dapat digunakan untuk membantu memberikan informasi rinci dari sistem back-end HCM.

       Untuk memperoleh rincian tentang tim, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2, Duet menampilkan struktur pohon organisasi dalam pane kanan, membangun ini dengan menerapkan Find Manajer oleh Organisasi Pusat layanan perusahaan antara lain. Untuk menampilkan laporan langsung bagi manajer tertentu, Duet memanggil Cari Karyawan oleh Organisational Centre.

    Layanan perusahaan lainnya, Cari Pelaporan Line rekan oleh Karyawan dapat digunakan untuk menentukan daftar karyawan yang bekerja pada tingkat yang sama, sesuai dengan struktur pelaporan. Untuk setiap rekan diambil oleh operator, Outlook Kontak akan dibuat pengguna Outlook Kontak Folder. Sebuah organisasi besar biasanya memiliki fasilitas dimana berbagai departemen di daerah-daerah aman diakses oleh karyawan dengan kunci berkode kartu. Kartu juga membatasi karyawan untuk memasuki daerah lain.

Implementasi SAP ini melibatkan beberapa aktivitas yaitu :

1. Mengitegrasikan aktivitas perusahaan pemrosesan data di dalam ERP sistem terjadi secara cross-functional dengan data yang terhimpun dalam satu sistem sehingga menyebabkan hilangnya batas antar unit atau lokasi dalam organisasi.
2. Memberikan kesempatan untuk mengadopsi best practice Paket software standard ERP terdiri dari ribuan atau bahkan lebih best practice dari proses bisnis yang dapat meningkatkan performance dan produktivitas perusahaan bila diimplementasikan.
3. Menyediakan informasi secara real-time dan on-line, dimungkinkan dengan terhubungnya semua end-user perusahaan dalam satu sistem informasi secara on-line.
4. Memberikan fasilitas komunikasi dan kolaborasi di dalam satu perusahaan ERP memberikan kemampuan kepada user dari berbagai fungsi dan lokasi dalam organisasi untuk berkomunikasi dan kolaborasi dengan adanya proses yang saling berhubungan.

KESIMPULAN

Jika diberi pelatihan secara berkelanjutan, para personnel akan terbiasa menggunakan ERP. Ada beberapa keuntungan yang di dapat perusahaan dengan mengimplementasikan SAP ERP HCM ini, beberapa di antaranya adalah :

Ø     Mendorong ke arah kemampuan decision-making yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif, seperti misalnya penentuan gaji, penambahan & pengurangan personel, percepatan pengolahan laporan dan lain-lain.

Ø     Meningkatnya efisiensi perusahaan.

Ø     Menghasilkan laporan-laporan akurat yang berkelas dunia.

Ø     Mendukung perusahaan untuk mentransformasikan organisasi secara menyeluruh.

Ø     Adanya proses yang standar mengurangi potensi konflik.

Sumber : vhyo17.blogspot.com