CRM Untuk TU

TU / Tata Usaha merupakan sebuah unit kerja yang hampir ada di setiap lembaga pendidikan. Peran TU di lembaga tersebut bisa dikategorikan penting. Itu dikarenakan dalam unit kerja tersebut berbagai proses vital dalam sebuah lembaga pendidikan seperti perencanaan, kepegawaian, umum, kesiswaan dan keuangan terjadi. Bisa kita bayangkan  apa yang akan terjadi seandainya sebuah unit kerja tersebut tidak bekerja sebagai mana mestinya.    

Sekitar dua bulan yang lalu saya pernah datang mengunjungi salah satu TU disalah satu  Universitas untuk suatu urusan. Menurut saya pelayanan yang diberikan oleh unit kerja tersebut kurang memuaskan.

Untuk itu saya mencoba merancang sebuah ERP untuk TU di Universitas tersebut. Semoga ERP ini bisa berguna dan memberikan dan hasil yang positif untuk TU tersebut.

CRM (Customer Relationship Management ) adalah sebuah istilah industri TI untuk metodologi, strategi, perangkat lunak (software) dan atau aplikasi berbasis web yang mampu membantu sebuah perusahaan untuk mengelola hubungannya dengan para pelanggan.

Fungsi CRM antara lain : 

 - Mengidentifikasi faktor-faktoryang penting bagi pelanggan.

— - Membangun proses ujung ke ujung dalam melayani pelanggan.

— - Menyediakan dukungan pelanggan yang sempurna.

— - Menangani keluhan/komplain pelanggan.

Berikut ini merupakan hasil dari identifikasi masalah yang terjadi dalam TU tersebut yang menyebabkan saya tidak merasa puas dengan pelayanan TU tersebut.

Hasil Identifikasi Masalah :

1.      Tidak adanya pegawai yang khusus melayani tentang informasi. Maksudnya menjelaskan tentang seandainya saya ingin bertanya tetang ini, silakan anda menghubungi bapak/ibu ini.

2.      Pelayanan yang kurang ramah dari sebagian pegawai membuat saya merasa tidak  nyaman.

3.      Ada pegawai TU yang tidak mau repot. Jadinya ada saling melempar tugas / urusan antara pegawai TU kepada Dosen atau yang lainnya.    

4.      Informasi pembayaran uang kuliah untuk tiap semester hanya ditempelkan pada papan informasi.

5.      Pengambilan Kartu Ujian dilakukan secara manual.

6.      Tidak disediakannya kotak keluhan dan saran yang langsung direspon.

Kurang lebih seperti itu identifikasi masalah yang terjadi pada TU tersebut. Maka dari itu, berikut ini akan saya coba mencari solusinya dengan membuat CRM untuk TU tersebut.

Solusi CRM :

1.      Menyediakan pegawai khusus yang melayani tentang informasi.

2.      Melakukan pembinaan kepada para pegawainya tentang pentingnya beramah tamah kepada tamu atau seseorang yang membutuhkan bantuan dari unit kerja tersebut.

3.      Pembagian tugas yang adil dan merata bagi para petugas TU.

4.      Membuat suatu sistem informasi berbasis web. 

• Di mana dalam web tersebut berisi informasi-informasi yang berhubungan dengan unit kerja tersebut.  Seperti tersedianya menu pembayaran uang kuliah untuk tiap semester, yang tidak hanya bisa dilihat, tetapi bisa juga di download.
• Bisa mengambil kartu ujian melalui internet. Seperti ini caranya :

A.    Login sebagai accout.

B.     Kita masuk di menu pengambilan Kartu Ujian

C.     Seandainya kita sudah membayar dengan lunas maka kita bisa membuka halaman web tersebut. Seandainya belum lunas maka kita tidak bisa membuka halaman web tersebut.

D.    Seandainya sudah masuk maka kita akan mengisi formulir.

E.     Cetak Kartu.

F.      Logout.

Nama peserta ujian Akan muncul di dalam daftar hadir peserta ujian (yang dipegang oleh pengawas ujian), jika peserta ujian telah melunasi pembayaran dan telah melakukan pembuatan kartu ujian melalui web TU tersebut.

• Dalam web tersebut disediakan sebuah menu yang menampung saran atau kritik, yang di mana seandainya ada balasan dari admin kita bisa mengetahui apa jawaban dan tanggapan tentang saran antaupun kritik tadi.
• Menyediakan misal shoutbox atau YM di mana kita bisa berkomunikasi secara langsung dengan pegawai TU.

Demikian ide dari saya, semoga bisa bermanfaat. Saya menunggu dan menerima kritik dan saran yang bersifat membangun dari para pembaca.  Terimakasih.

         

Selengkapnya...

Integrasi Sistem di PLN

Strategi Bisnis PT PLN (persero) Ide penerapan ERP di PT PLN (persero) telah direncanakan dengan sangat matang seperti dikemukakan oleh Direktur Strategi Teknologi Informasi PT. PLN (persero) Zulkifli, "penerapan ERP dan rencana kerja PLN sejalan dan telah tertuang di dalam sinkronisasi IT master plan dan strategi bisnis PLN" menurut Zulkifli, ERP merupakan satu kesatuan dengan Strategi Utama PLN dalam membenahi operasional perusahaan secara keseluruhan. Penerapan ERP saat ini masih bersifat Pilot Project dan baru dilaksanakan di empat unit yaitu: Kantor pusat PLN di jakarka, Kantor Distribusi Bali, kantor distribusi Jakarta Raya dan Tangerang, dan P3B Jawa Bali.

"Go-Live" ERP tahap I di PT PLN (persero) dilakukan pada tanggal 29 Desember 2005, terutama diterapkan modul-modul untuk menunjang bisnis proses di bagian Sumber Daya Manusia(SDM) seperti manajemen organisasi, administrasi kepegawaian, penggajian dan waktu kerja karyawan.

Menurut Project manejer Tim Imbangan ERP PLN Benni Hermawan, pengembangan selanjutnya adalah integrasi antar sistem dengan ERP. seperti pelayanan pelanggan CIS, penerapan ERP akan mendahulukan kantor yang telah menerapkan sistem pelayanan pelanggan terlebih dahulu, karena PLN sangat concern atas pelayanan pelanggan. jadi, integrasi antar sistem ini akan dilakukan lebih dulu di Jawa Barat, Jawa Tengah dan Jawa Timur, karena di daerah-dareah tersebut yang paling siap akan penerpan integrasi antar sistem tersebut.

Dukungan dari SDM Kesulitan yang paling besar dari penerapan ERP adalah "People." Sesempurna apapun rancangan dan penerapan ERP, tidak akan berguna apabila tidak didukung oleh seluruh pegawai. Dibutuhkan kemauan yang besar dari seluruh pegawai untuk beradaptasi dengan perubahan sistem yang selama ini telah berjalan. menurut ketua tim Change Management Proyek Implementasi ERP, Rully Fasri, kendala terbesar dalam menerapkan ERP adalah merubah pola pikir yang selama ini terbentuk dari seluruh karyawan untuk menerima sebuah perubahan. Tanpa adanya pola pikir yang baru, menurut Rully, ERP tidak akan memberikan manfaat bagi perusahaan.

Ringkasan mengenai pengimplementasian ERP

IT Master Plan PLN dibuat pada tahun 2004, bentuk riil PLN dari rencana tersebut adalah mengembangkan IT secara bertahap ditubuh PLN, seperti membangun sistem informasi secara on-line menghubungkan kantor pusat dan kantor cabang yang centralized serta membangun sistem jaringan yang handal untuk mendukung pembangunan Sistem tersebut.

Pada tahap awal penerapan ERP, PLN menerapkan di tiga bidang yaitu: divisi keuangan, divisi logistik dan divisi sumberdaya manusia. Ujicoba Pilot project dilakukan di kantor PLN distribusi Jakarta Raya & Tangerang, distribusi Bali, dan kantor Penyaluran dan Pusat Pengaturan Beban Jawa-Bali.

Dengan pertimbangan khusus, PLN memilih SAP sebagai paket perangkat lunak ERP, dan bekerja sama dengan Accenture sebagai perusahaan konsultan penerapan ERP. Bisnis Proses PLN yang sangat spesifik dan berbeda dari perusahaan listrik di dunia yang lain, maka beberapa modul pada sistem ERP perlu di sesuaikan dengan kebutuhan dari PLN itu sendiri.

Tim Imbangan Pilot ERP

Seperti pada Kasus BIG-BANG NIBCO yang membentuk TRIAD, maka pada kasus ini, PLN membentuk Tim Imbangan Pilot ERP yang terdiri dari orang-orang yang ahli di bidangnya terutama pada bisnis proses di PLN dan kultur budaya kerjanya. Mereka dituntut untuk bekerja keras dalam melakukan perbahan serta menyediakan waktu untuk melaksanakan proyek tersebut diluar waktu sebagai karyawan. Tim Imbangan ini bertanggung jawab langsung kepada Direksi PLN via Direktur keuangan dan direktur niaga dan pelayanan pelanggan.

Tugas Utama dari Tim Imbangan ini adalah menyukseskan pelaksanaan penerapan ERP di PLN pusat beserta ujicoba pilot project di 3 kantor PLN yang telah disebutkan diatas, dan mempersiapkan kebutuhan akan pengembangan lanjutan yaitu integrasi antar sistem.

Tim ini terdiri atas 2 tim :

1.      Tim Sentral, beroperasi di kantor pusat, beranggotakan atas wakil dari PLN pusat dan unit pilot.

2.      Tim Roll-Out, merupakan representasi dari Tim Sentral, yang beranggotakan atas wakil-wakil dari unit PLN yang bekerja di lokasinya masing-masing.

Go-Live Sistem ada 3 tahap perencanaan "Go-Live" sistem di PLN :

1.     Tanggal 29 Des 2005, tahap menerapkan sebagian fungsi di bagian unit bisnis SDM seperti seperti penggajian, administrasi, manajemen organisasi, dan manajemen waktu di kantor pusat PLN, PLN distribusi Jakarta Raya & tangerang, bali dan P3B Jawa-Bali.

2.     Tanggal 1 april 2006, tahap menerapkan fungsi logistik dan keuangan di PLN pusat dan PLN distribusi Bali.

3.     Tanggal 1 juli 2006, tahap menerapkan fungsi logistik, keuangan dan SDM di PLN distribusi Jakarta Raya & Tangerang dan P3B Jawa-Bali.

Manfaat Dari Integrasi Sitem Tersebut Adalah :

Penerapan ERP di PLN sedikit-banyak telah merubah proses bisnis PLN secara keseluruhan terutama di bidang SDM disetiap unit pilot project PLN.
Perubahan tersebut adalah seperti berikut:

Manajemen Organisasi:

Ø  Struktur organisasi dan perinciannya dikelola pada suatu sistem.

Ø  Perubahan organisasi harus disetujui dan dikoordinasikan oleh kantor pusat PLN.

Ø  Jabatan dalam organisasi akan dikelompokkan berdasarkan kesamaan tugas dari jabatan-jabatan di perusahaan.

Administrasi pegawai :

Ø  Tanggal pada surat penggajian harus konsisten.

Ø  P engelolaan informasi keluhan dan kedisiplinan pegawai dapat dilakukan di dalam sistem.

Ø  Perpindahan pegawai dapat dimonitor di dalam sistem.

Administrasi Waktu Kerja :

Ø  Manajemen data berkaitan dengan waktu kerja pegawai termasuk waktu lembur dan lain sebagainya dilakukan tersentralisasi didalam sistem.

Penggajian :

Ø  Proses penggajian akan dipusatkan di kantor pusat tiap unit.

Ø  Data tentang administrasi penggajian di kerjakan di kantor unit bersangkutan.

Ø  Data tentang penggajian harus diintegrasikan dengan bagian keuangan, agar memudahkan bagian pembukuan untuk mencatat penggajian




Sumber : Yongkie.blogspot.com

Selengkapnya...

Integrasi Sistem di Bank Ekonomi

      Bank Ekonomi memilih untuk mengimplementasikan SAP ERP HCM karena sistem manual yang telah ada hanya berfungsi sebagai sistem administrasi, padahal Bank Ekonomi membutuhkan sistem HR (Human Resources) yang dapat memberikan manfaat nyata bagi jajaran manajer. Contohnya saja dijadikan suatu alat untuk para eksekutif dan manajer SDM untuk merekrut tenaga kerja terbaik di bidangnya, melakukan pelatihan dan mengembangkan keahlian tenaga kerja mereka.

       Selain itu ERP HCM juga diperlukan untuk meningkatkan aksesabilitas informasi agar perusahaan dapat melakukan kontrol dan pengendalian HR di berbagai wilayah dan unit kerja. Setelah melakukan evaluasi secara intensif pada empat vendor piranti lunak internasional, akhirnya Bank Ekonomi memilih SAP ERP HCM dengan PT Astra Graphia Information Technology (AGIT) sebagai partner implementasi. Implementasi solusi ini akan melibatkan 16 pengguna profesional, 1210 pengguna SAP Employee Self Service dan 140 pengguna SAP Manager Self Service. 

        Implementasi dibagi hingga beberapa tahap, Fase Pertama adalah implementasi SAP Human Resources Back-End, yang diharapkan akan siap sedia dalam waktu enam bulan (termasuk Go-Live support). Fase kedua adalah implementasi SAP Employee Self Service and SAP Manager Self Service, dan akan go live dalam waktu enam bulan (termasuk Go-Live support). Melalui penggunaan personalia HR data, berkas ini menyediakan identifikasi tugas karyawan dalam sebuah organisasi, dan tinjauan tentang struktur organisasi.

       Karena sistem back-end SAP sudah berisi up-to-date informasi organisasi termasuk pusat biaya personil dan data, berkas ini menghilangkan kebutuhan untuk menyimpan informasi ini dalam sistem yang berbeda untuk digunakan dalam aplikasi lain. Waktu untuk mengakses informasi berkurang, serta kesalahan dan ineffiency untuk menyimpan data di lebih dari satu sistem.

     SAP HCM dapat berfungsi sebagai sebuah database tunggal untuk organisasi informasi yang, pada gilirannya, dapat digunakan untuk menganalisa struktur organisasi dan menempatkan karyawan dalam sebuah organisasi. Informasi tersebut dapat, pada gilirannya, dapat diterapkan untuk tugas atau pusat biaya reorganisasi; pasokan data untuk perangkat lunak pihak ketiga aplikasi seperti Microsoft Outlook dan menyederhanakan mencari karyawan dengan kualifikasi tertentu dalam struktur data dari sebuah organisasi besar.

        Layanan dari ES Manajemen Organisasi HCM bundel akan digunakan kembali oleh banyak kumpulan lain. Satu bundel khususnya menggunakan layanan ini adalah Integrasi dari Sistem Informasi ES bundel. Contohnya, bisa memilih salah satu dari daftar dan mendapatkan informasi kontak, seperti nomor ponsel, menggunakan Employee Baca Data Dasar layanan perusahaan.

       Layanan seperti Organisasi Tugas Find Centre, Cari Organisasi Pusat Data Dasar oleh Unsur, Baca Organisasi Pusat, dan Cari Karyawan oleh Pusat Organisasi semuanya dapat digunakan untuk membantu memberikan informasi rinci dari sistem back-end HCM.

       Untuk memperoleh rincian tentang tim, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2, Duet menampilkan struktur pohon organisasi dalam pane kanan, membangun ini dengan menerapkan Find Manajer oleh Organisasi Pusat layanan perusahaan antara lain. Untuk menampilkan laporan langsung bagi manajer tertentu, Duet memanggil Cari Karyawan oleh Organisational Centre.

    Layanan perusahaan lainnya, Cari Pelaporan Line rekan oleh Karyawan dapat digunakan untuk menentukan daftar karyawan yang bekerja pada tingkat yang sama, sesuai dengan struktur pelaporan. Untuk setiap rekan diambil oleh operator, Outlook Kontak akan dibuat pengguna Outlook Kontak Folder. Sebuah organisasi besar biasanya memiliki fasilitas dimana berbagai departemen di daerah-daerah aman diakses oleh karyawan dengan kunci berkode kartu. Kartu juga membatasi karyawan untuk memasuki daerah lain.

Implementasi SAP ini melibatkan beberapa aktivitas yaitu :

1. Mengitegrasikan aktivitas perusahaan pemrosesan data di dalam ERP sistem terjadi secara cross-functional dengan data yang terhimpun dalam satu sistem sehingga menyebabkan hilangnya batas antar unit atau lokasi dalam organisasi.
2. Memberikan kesempatan untuk mengadopsi best practice Paket software standard ERP terdiri dari ribuan atau bahkan lebih best practice dari proses bisnis yang dapat meningkatkan performance dan produktivitas perusahaan bila diimplementasikan.
3. Menyediakan informasi secara real-time dan on-line, dimungkinkan dengan terhubungnya semua end-user perusahaan dalam satu sistem informasi secara on-line.
4. Memberikan fasilitas komunikasi dan kolaborasi di dalam satu perusahaan ERP memberikan kemampuan kepada user dari berbagai fungsi dan lokasi dalam organisasi untuk berkomunikasi dan kolaborasi dengan adanya proses yang saling berhubungan.

KESIMPULAN

Jika diberi pelatihan secara berkelanjutan, para personnel akan terbiasa menggunakan ERP. Ada beberapa keuntungan yang di dapat perusahaan dengan mengimplementasikan SAP ERP HCM ini, beberapa di antaranya adalah :

Ø     Mendorong ke arah kemampuan decision-making yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif, seperti misalnya penentuan gaji, penambahan & pengurangan personel, percepatan pengolahan laporan dan lain-lain.

Ø     Meningkatnya efisiensi perusahaan.

Ø     Menghasilkan laporan-laporan akurat yang berkelas dunia.

Ø     Mendukung perusahaan untuk mentransformasikan organisasi secara menyeluruh.

Ø     Adanya proses yang standar mengurangi potensi konflik.

Sumber : vhyo17.blogspot.com

Selengkapnya...

Sistem Operasi (Tugas SO)

Komponen Penyusun :

1.      Computer Hardware

Computer hardware adalah Pengertian dari Computer hardware atau  dalam bahasa indonesianya disebut juga dengan nama perangkat keras adalah salah satu komponen dari sebuah komputer yang sifat alat nya bisa dilihat dan diraba oleh manusia secara langsung atau yang berbentuk nyata, yang berfungsi untuk mendukung proses komputerisasi. Contoh : mouse, hardisk, keyboard, RAM, Monitor, dan lain-lain.

2.      Operating Sistem

Dalam Ilmu komputer, sistem operasi atau dalam bahasa Inggris: operating system atau OS adalah perangkat lunak sistem yang bertugas untuk memberikan abstraksi terhadap kontrol dan manajemen perangkat keras serta operasi-operasi dasar sistem, yang digunakan oleh software aplikasi seperti program-program pengolah kata dan browser web.

Secara umum, Sistem Operasi adalah software pada lapisan pertama yang ditaruh pada memori komputer pada saat komputer dinyalakan. Sedangkan software-software lainnya dijalankan setelah Sistem Operasi berjalan, dan Sistem Operasi akan melakukan layanan inti umum untuk software-software itu. Layanan inti umum tersebut seperti akses ke disk, manajemen memori, skeduling task, dan antar-muka user. Sehingga masing-masing software tidak perlu lagi melakukan tugas-tugas inti umum tersebut, karena dapat dilayani dan dilakukan oleh Sistem Operasi. Bagian kode yang melakukan tugas-tugas inti dan umum tersebut dinamakan dengan "kernel" suatu Sistem Operasi. Contoh : Windows XP, Windows 7, Windows Vista, Linux, Mac, dan lain-lain.

3.      Software Aplikasi

Nama lain dari Software Aplikasi adalah perangkat lunak. Seperti nama lainnya itu, yaitu perangkat lunak, sifatnya pun berbeda dengan hardware atau perangkat keras, jika perangkat keras adalah komponen yang nyata yang dapat diliat dan disentuh oleh manusia, maka software atau Perangkat lunak tidak dapat disentuh dan dilihat secara fisik, software memang tidak tampak secara fisik dan tidak berwujud benda tapi bisa di operasikan.

Pengertian Software komputer adalah sekumpulan data elektronik yang disimpan dan diatur oleh komputer, data elektronik yang disimpan oleh komputer itu dapat berupa program atau instruksi yang akan menjalankan suatu perintah. Melalui sofware atau perangkat lunak inilah suatu komputer dapat menjalankan suatu perintah. Contoh : winamp, Ms Office, Borland Delphi, Matlab, dan lain-lain.

4.      User

User adalah objek yang menjalankan atau memberi perintah / instruksi-instruksi tertentu kepada komputer agar komputer dapat bekerja dan berjalan sesuai dengan keinginan, contoh : manusia.

Proses Kerja dari Sistem Operasi :

1)      User memberikan perintah / instruksi kepada software aplikasi.

2)     Sofware aplikasi melanjutkan instruksi kepada sistem operasi. Aplikasi akan menggunakan sistem operasi (OS) komputer dan aplikasi yang lainnya yang mendukung agar dapat berjalan sebagaimana mestinya.

3)     Sistem Operasi Menerima Perintah dan melanjutkannya ke Hardware.  Sistem Operasi bertugas untuk melakukan kontrol dan manajemen perangkat keras serta operasi-operasi dasar sistem, termasuk menjalankan software aplikasi seperti program-program pengolah kata dan browser web.

4)     Hardware dapat bekerja berdasarkan perintah yang telah ditentukan ada padanya, atau yang juga disebut dengan dengan istilah instruction set. Dengan adanya perintah yang dapat dimengerti oleh hardware tersebut, maka hardware tersebut dapat melakukan berbagai kegiatan  yang telah ditentukan oleh pemberi perintah.

Selengkapnya...

Konsep ERP di PLN

Untuk mensejajarkan diri dengan perusahaan-perusahaan penyedia listrik tingkat dunia, PT PLN (persero) dituntut untuk mengimplementasikan Enterprise Resource Planning (ERP), sistem yang mengintegrasikan seluruh elemen-elemen pada perusahaan termasuk unit-unit bisnis yang diakomodasikan oleh IT. Penerapan ERP ini diharapkan akan meningkatkan kompetensi perusahaan dan secara otomatis akan meningkatkan pelayanan. Penerapan ERP ini akan mengintegrasikan seluruh kantor PLN baik pusat maupun daerah secara on-line, dan seluruh kantor PLN tersebut akan terstandarisasi.

Dengan penerapan ERP di lingkungan perusahaan, maka setiap pegawai diharuskan untuk beradaptasi dengan perubahan sistem yang terjadi. Pengimplementasian ERP jelas akan merubah pola kerja suatu perusahaan, dan para pegawailah yang langsung menerima dampak dari perubahan itu.

Saat ini penerapan ERP pada perusahaan besar sudah menjadi kategori wajib, dapat diambil contoh perusahaan tenaga listrik seperti di malaysia dan china, berturut-turut diwakilkan oleh Tenaga Bhd. dan Shanghai Power telah lama menerapkan ERP. Untuk Indonesia, perusahaan BUMN yang menerapkan ERP mungkin dapat dihitung dengan jari.

Strategi Bisnis PT PLN (persero) Ide penerapan ERP di PT PLN (persero) telah direncanakan dengan sangat matang seperti dikemukakan oleh Direktur Strategi Teknologi Informasi PT. PLN (persero) Zulkifli, "penerapan ERP dan rencana kerja PLN sejalan dan telah tertuang di dalam sinkronisasi IT master plan dan strategi bisnis PLN" menurut Zulkifli, ERP merupakan satu kesatuan dengan Strategi Utama PLN dalam membenahi operasional perusahaan secara keseluruhan. Penerapan ERP saat ini masih bersifat Pilot Project dan baru dilaksanakan di empat unit yaitu: Kantor pusat PLN di jakarka, Kantor Distribusi Bali, kantor distribusi Jakarta Raya dan Tangerang, dan P3B Jawa Bali.

"Go-Live" ERP tahap I di PT PLN (persero) dilakukan pada tanggal 29 Desember 2005, terutama diterapkan modul-modul untuk menunjang bisnis proses di bagian Sumber Daya Manusia(SDM) seperti manajemen organisasi, administrasi kepegawaian, penggajian dan waktu kerja karyawan.

Menurut Project manejer Tim Imbangan ERP PLN Benni Hermawan, pengembangan selanjutnya adalah integrasi antar sistem dengan ERP. seperti pelayanan pelanggan CIS, penerapan ERP akan mendahulukan kantor yang telah menerapkan sistem pelayanan pelanggan terlebih dahulu, karena PLN sangat concern atas pelayanan pelanggan. jadi, integrasi antar sistem ini akan dilakukan lebih dulu di Jawa Barat, Jawa Tengah dan Jawa Timur, karena di daerah-dareah tersebut yang paling siap akan penerpan integrasi antar sistem tersebut.

Dukungan dari SDM Kesulitan yang paling besar dari penerapan ERP adalah "People." Sesempurna apapun rancangan dan penerapan ERP, tidak akan berguna apabila tidak didukung oleh seluruh pegawai. Dibutuhkan kemauan yang besar dari seluruh pegawai untuk beradaptasi dengan perubahan sistem yang selama ini telah berjalan. menurut ketua tim Change Management Proyek Implementasi ERP, Rully Fasri, kendala terbesar dalam menerapkan ERP adalah merubah pola pikir yang selama ini terbentuk dari seluruh karyawan untuk menerima sebuah perubahan. Tanpa adanya pola pikir yang baru, menurut Rully, ERP tidak akan memberikan manfaat bagi perusahaan.

Ringkasan mengenai pengimplementasian ERP

IT Master Plan PLN dibuat pada tahun 2004, bentuk riil PLN dari rencana tersebut adalah mengembangkan IT secara bertahap ditubuh PLN, seperti membangun sistem informasi secara on-line menghubungkan kantor pusat dan kantor cabang yang centralized serta membangun sistem jaringan yang handal untuk mendukung pembangunan Sistem tersebut.

Pada tahap awal penerapan ERP, PLN menerapkan di tiga bidang yaitu: divisi keuangan, divisi logistik dan divisi sumberdaya manusia. Ujicoba Pilot project dilakukan di kantor PLN distribusi Jakarta Raya & Tangerang, distribusi Bali, dan kantor Penyaluran dan Pusat Pengaturan Beban Jawa-Bali.

Dengan pertimbangan khusus, PLN memilih SAP sebagai paket perangkat lunak ERP, dan bekerja sama dengan Accenture sebagai perusahaan konsultan penerapan ERP. Bisnis Proses PLN yang sangat spesifik dan berbeda dari perusahaan listrik di dunia yang lain, maka beberapa modul pada sistem ERP perlu di sesuaikan dengan kebutuhan dari PLN itu sendiri.

Tim Imbangan Pilot ERP

Seperti pada Kasus BIG-BANG NIBCO yang membentuk TRIAD, maka pada kasus ini, PLN membentuk Tim Imbangan Pilot ERP yang terdiri dari orang-orang yang ahli di bidangnya terutama pada bisnis proses di PLN dan kultur budaya kerjanya. Mereka dituntut untuk bekerja keras dalam melakukan perbahan serta menyediakan waktu untuk melaksanakan proyek tersebut diluar waktu sebagai karyawan. Tim Imbangan ini bertanggung jawab langsung kepada Direksi PLN via Direktur keuangan dan direktur niaga dan pelayanan pelanggan.

Tugas Utama dari Tim Imbangan ini adalah menyukseskan pelaksanaan penerapan ERP di PLN pusat beserta ujicoba pilot project di 3 kantor PLN yang telah disebutkan diatas, dan mempersiapkan kebutuhan akan pengembangan lanjutan yaitu integrasi antar sistem.

Tim ini terdiri atas 2 tim :

1.      Tim Sentral, beroperasi di kantor pusat, beranggotakan atas wakil dari PLN pusat dan unit pilot.

2.      Tim Roll-Out, merupakan representasi dari Tim Sentral, yang beranggotakan atas wakil-wakil dari unit PLN yang bekerja di lokasinya masing-masing.

Go-Live Sistem ada 3 tahap perencanaan "Go-Live" sistem di PLN :

1.     Tanggal 29 Des 2005, tahap menerapkan sebagian fungsi di bagian unit bisnis SDM seperti seperti penggajian, administrasi, manajemen organisasi, dan manajemen waktu di kantor pusat PLN, PLN distribusi Jakarta Raya & tangerang, bali dan P3B Jawa-Bali.

2.     Tanggal 1 april 2006, tahap menerapkan fungsi logistik dan keuangan di PLN pusat dan PLN distribusi Bali.

3.     Tanggal 1 juli 2006, tahap menerapkan fungsi logistik, keuangan dan SDM di PLN distribusi Jakarta Raya & Tangerang dan P3B Jawa-Bali.

Perubahan Utama pada penerapan ERP di PLN

Penerapan ERP di PLN sedikit-banyak telah merubah proses bisnis PLN secara keseluruhan terutama di bidang SDM disetiap unit pilot project PLN.
Perubahan tersebut adalah seperti berikut:

Manajemen Organisasi:

Ø  Struktur organisasi dan perinciannya dikelola pada suatu sistem.

Ø  Perubahan organisasi harus disetujui dan dikoordinasikan oleh kantor pusat PLN.

Ø  Jabatan dalam organisasi akan dikelompokkan berdasarkan kesamaan tugas dari jabatan-jabatan di perusahaan.

Administrasi pegawai :

Ø  Tanggal pada surat penggajian harus konsisten.

Ø  P engelolaan informasi keluhan dan kedisiplinan pegawai dapat dilakukan di dalam sistem.

Ø  Perpindahan pegawai dapat dimonitor di dalam sistem.

Administrasi Waktu Kerja :

Ø  Manajemen data berkaitan dengan waktu kerja pegawai termasuk waktu lembur dan lain sebagainya dilakukan tersentralisasi didalam sistem.

Penggajian :

Ø  Proses penggajian akan dipusatkan di kantor pusat tiap unit.

Ø  Data tentang administrasi penggajian di kerjakan di kantor unit bersangkutan.

Ø  Data tentang penggajian harus diintegrasikan dengan bagian keuangan, agar memudahkan bagian pembukuan untuk mencatat penggajian




Sumber : Yongkie.blogspot.com

Selengkapnya...

Konsep ERP di Bank Ekonomi

         Teknologi informasi dan sumber daya manusia, tiba-tiba saja menjadi dua hal yang sangat penting untuk disejajarkan dengan tiga fungsi organisasi sebelumnya yaitu keuangan, pemasaran, dan operasional. Untuk menjalankan suatu perusahaan perlu diterapkan tiga fungsi ini, ditambah dengan dua fungsi yang baru untuk saling mendukung dan menyelaraskan teknologi informasi dan perangkat lunak. 

   Salah satu perusahaan yang menerapakan kesemuanya itu adalah Bank Ekonomi, yang mana perkembangan sebuah perusahaan perlu diimbangi dengan kemampuan manajemen aset yang handal. Dengan 85 kantor cabang di seluruh Indonesia, Bank Ekonomi membutuhkan sistem pengelolaan sumber daya manusia yang lengkap dan terintegrasi. 

       Oleh karenanya, perusahaan itu mensyaratkan sebuah solusi IT (Information Technology) yaitu Enterprise Resource Planning Human Capital Management (ERP HCM), yang mampu meningkatkan keterbukaan informasi, kontrol manajemen, standarisasi proses, akurasi, dan efisiensi data perusahaan Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadwalan dan pemrosesan gaji. Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus atau kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul sumber daya manusia. 

      Kegiatan ini dilatarbelakangi oleh Perkembangan dunia Enterprice Resource Planning (ERP) yang akhir-akhir ini berkembang dengan pesat dan cepat. Tidak terkecuali Indonesia juga terkena efek dari perkembangannya. Banyak perusahaan skala interprise yang menerapkan ERP adalah SAP, salah satu pelaku ERP dunia, merupakan pemegang pasar software ketiga setalah microsoft dan oracle, menunjukan peningkatan yang signifikan dalam perkembangannya. Demam SAP mulai terasa di Indonesia sejak awal 2007, hal ini terlihat dari reporting SAP Indonesia tentang perkembangan perusahaan pengguna SAP yang meningkat tajam.
 

       Namun hal ini tidak diikuti atau diimbangi oleh peningkantan SDM (Sumber Daya Manusia) SAP yang ada di Indonesia. Akibatnya, kebutuhan akan SDM SAP banyak diisi oleh rekan-rekan kita dari negeri seberang seperti India, China, dan lain-lain. Hal ini patut sangat disayangkan, karena sebenarnya secara logika teknologi, kita memiliki kemampuan untuk itu. Hal ini disebabkan karena masih terkendalanya dalam pendidikan pada ilmu SAP sendiri yang harga pelatihannya masih belum terjangkau oleh rata-rata masyarakat Indonesia. 

       Bank Ekonomi memilih untuk mengimplementasikan SAP ERP HCM karena sistem manual yang telah ada hanya berfungsi sebagai sistem administrasi, padahal Bank Ekonomi membutuhkan sistem HR (Human Resources) yang dapat memberikan manfaat nyata bagi jajaran manajer. Contohnya saja dijadikan suatu alat untuk para eksekutif dan manajer SDM untuk merekrut tenaga kerja terbaik di bidangnya, melakukan pelatihan dan mengembangkan keahlian tenaga kerja mereka.

       Selain itu ERP HCM juga diperlukan untuk meningkatkan aksesabilitas informasi agar perusahaan dapat melakukan kontrol dan pengendalian HR di berbagai wilayah dan unit kerja. Setelah melakukan evaluasi secara intensif pada empat vendor piranti lunak internasional, akhirnya Bank Ekonomi memilih SAP ERP HCM dengan PT Astra Graphia Information Technology (AGIT) sebagai partner implementasi. Implementasi solusi ini akan melibatkan 16 pengguna profesional, 1210 pengguna SAP Employee Self Service dan 140 pengguna SAP Manager Self Service. 

        Implementasi dibagi hingga beberapa tahap, Fase Pertama adalah implementasi SAP Human Resources Back-End, yang diharapkan akan siap sedia dalam waktu enam bulan (termasuk Go-Live support). Fase kedua adalah implementasi SAP Employee Self Service and SAP Manager Self Service, dan akan go live dalam waktu enam bulan (termasuk Go-Live support). Melalui penggunaan personalia HR data, berkas ini menyediakan identifikasi tugas karyawan dalam sebuah organisasi, dan tinjauan tentang struktur organisasi.

       Karena sistem back-end SAP sudah berisi up-to-date informasi organisasi termasuk pusat biaya personil dan data, berkas ini menghilangkan kebutuhan untuk menyimpan informasi ini dalam sistem yang berbeda untuk digunakan dalam aplikasi lain. Waktu untuk mengakses informasi berkurang, serta kesalahan dan ineffiency untuk menyimpan data di lebih dari satu sistem.

     SAP HCM dapat berfungsi sebagai sebuah database tunggal untuk organisasi informasi yang, pada gilirannya, dapat digunakan untuk menganalisa struktur organisasi dan menempatkan karyawan dalam sebuah organisasi. Informasi tersebut dapat, pada gilirannya, dapat diterapkan untuk tugas atau pusat biaya reorganisasi; pasokan data untuk perangkat lunak pihak ketiga aplikasi seperti Microsoft Outlook dan menyederhanakan mencari karyawan dengan kualifikasi tertentu dalam struktur data dari sebuah organisasi besar.

        Layanan dari ES Manajemen Organisasi HCM bundel akan digunakan kembali oleh banyak kumpulan lain. Satu bundel khususnya menggunakan layanan ini adalah Integrasi dari Sistem Informasi ES bundel. Contohnya, bisa memilih salah satu dari daftar dan mendapatkan informasi kontak, seperti nomor ponsel, menggunakan Employee Baca Data Dasar layanan perusahaan.

       Layanan seperti Organisasi Tugas Find Centre, Cari Organisasi Pusat Data Dasar oleh Unsur, Baca Organisasi Pusat, dan Cari Karyawan oleh Pusat Organisasi semuanya dapat digunakan untuk membantu memberikan informasi rinci dari sistem back-end HCM.

       Untuk memperoleh rincian tentang tim, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2, Duet menampilkan struktur pohon organisasi dalam pane kanan, membangun ini dengan menerapkan Find Manajer oleh Organisasi Pusat layanan perusahaan antara lain. Untuk menampilkan laporan langsung bagi manajer tertentu, Duet memanggil Cari Karyawan oleh Organisational Centre.

    Layanan perusahaan lainnya, Cari Pelaporan Line rekan oleh Karyawan dapat digunakan untuk menentukan daftar karyawan yang bekerja pada tingkat yang sama, sesuai dengan struktur pelaporan. Untuk setiap rekan diambil oleh operator, Outlook Kontak akan dibuat pengguna Outlook Kontak Folder. Sebuah organisasi besar biasanya memiliki fasilitas dimana berbagai departemen di daerah-daerah aman diakses oleh karyawan dengan kunci berkode kartu. Kartu juga membatasi karyawan untuk memasuki daerah lain.

Implementasi SAP ini melibatkan beberapa aktivitas yaitu :

1. Mengitegrasikan aktivitas perusahaan pemrosesan data di dalam ERP sistem terjadi secara cross-functional dengan data yang terhimpun dalam satu sistem sehingga menyebabkan hilangnya batas antar unit atau lokasi dalam organisasi.
2. Memberikan kesempatan untuk mengadopsi best practice Paket software standard ERP terdiri dari ribuan atau bahkan lebih best practice dari proses bisnis yang dapat meningkatkan performance dan produktivitas perusahaan bila diimplementasikan.
3. Menyediakan informasi secara real-time dan on-line, dimungkinkan dengan terhubungnya semua end-user perusahaan dalam satu sistem informasi secara on-line.
4. Memberikan fasilitas komunikasi dan kolaborasi di dalam satu perusahaan ERP memberikan kemampuan kepada user dari berbagai fungsi dan lokasi dalam organisasi untuk berkomunikasi dan kolaborasi dengan adanya proses yang saling berhubungan.

KESIMPULAN

Jika diberi pelatihan secara berkelanjutan, para personnel akan terbiasa menggunakan ERP. Ada beberapa keuntungan yang di dapat perusahaan dengan mengimplementasikan SAP ERP HCM ini, beberapa di antaranya adalah :

Ø     Mendorong ke arah kemampuan decision-making yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif, seperti misalnya penentuan gaji, penambahan & pengurangan personel, percepatan pengolahan laporan dan lain-lain.

Ø     Meningkatnya efisiensi perusahaan.

Ø     Menghasilkan laporan-laporan akurat yang berkelas dunia.

Ø     Mendukung perusahaan untuk mentransformasikan organisasi secara menyeluruh.

Ø     Adanya proses yang standar mengurangi potensi konflik.

Sumber : vhyo17.blogspot.com

Selengkapnya...