CRM Untuk TU

TU / Tata Usaha merupakan sebuah unit kerja yang hampir ada di setiap lembaga pendidikan. Peran TU di lembaga tersebut bisa dikategorikan penting. Itu dikarenakan dalam unit kerja tersebut berbagai proses vital dalam sebuah lembaga pendidikan seperti perencanaan, kepegawaian, umum, kesiswaan dan keuangan terjadi. Bisa kita bayangkan  apa yang akan terjadi seandainya sebuah unit kerja tersebut tidak bekerja sebagai mana mestinya.    

Sekitar dua bulan yang lalu saya pernah datang mengunjungi salah satu TU disalah satu  Universitas untuk suatu urusan. Menurut saya pelayanan yang diberikan oleh unit kerja tersebut kurang memuaskan.

Untuk itu saya mencoba merancang sebuah ERP untuk TU di Universitas tersebut. Semoga ERP ini bisa berguna dan memberikan dan hasil yang positif untuk TU tersebut.

CRM (Customer Relationship Management ) adalah sebuah istilah industri TI untuk metodologi, strategi, perangkat lunak (software) dan atau aplikasi berbasis web yang mampu membantu sebuah perusahaan untuk mengelola hubungannya dengan para pelanggan.

Fungsi CRM antara lain : 

 - Mengidentifikasi faktor-faktoryang penting bagi pelanggan.

— - Membangun proses ujung ke ujung dalam melayani pelanggan.

— - Menyediakan dukungan pelanggan yang sempurna.

— - Menangani keluhan/komplain pelanggan.

Berikut ini merupakan hasil dari identifikasi masalah yang terjadi dalam TU tersebut yang menyebabkan saya tidak merasa puas dengan pelayanan TU tersebut.

Hasil Identifikasi Masalah :

1.      Tidak adanya pegawai yang khusus melayani tentang informasi. Maksudnya menjelaskan tentang seandainya saya ingin bertanya tetang ini, silakan anda menghubungi bapak/ibu ini.

2.      Pelayanan yang kurang ramah dari sebagian pegawai membuat saya merasa tidak  nyaman.

3.      Ada pegawai TU yang tidak mau repot. Jadinya ada saling melempar tugas / urusan antara pegawai TU kepada Dosen atau yang lainnya.    

4.      Informasi pembayaran uang kuliah untuk tiap semester hanya ditempelkan pada papan informasi.

5.      Pengambilan Kartu Ujian dilakukan secara manual.

6.      Tidak disediakannya kotak keluhan dan saran yang langsung direspon.

Kurang lebih seperti itu identifikasi masalah yang terjadi pada TU tersebut. Maka dari itu, berikut ini akan saya coba mencari solusinya dengan membuat CRM untuk TU tersebut.

Solusi CRM :

1.      Menyediakan pegawai khusus yang melayani tentang informasi.

2.      Melakukan pembinaan kepada para pegawainya tentang pentingnya beramah tamah kepada tamu atau seseorang yang membutuhkan bantuan dari unit kerja tersebut.

3.      Pembagian tugas yang adil dan merata bagi para petugas TU.

4.      Membuat suatu sistem informasi berbasis web. 

• Di mana dalam web tersebut berisi informasi-informasi yang berhubungan dengan unit kerja tersebut.  Seperti tersedianya menu pembayaran uang kuliah untuk tiap semester, yang tidak hanya bisa dilihat, tetapi bisa juga di download.
• Bisa mengambil kartu ujian melalui internet. Seperti ini caranya :

A.    Login sebagai accout.

B.     Kita masuk di menu pengambilan Kartu Ujian

C.     Seandainya kita sudah membayar dengan lunas maka kita bisa membuka halaman web tersebut. Seandainya belum lunas maka kita tidak bisa membuka halaman web tersebut.

D.    Seandainya sudah masuk maka kita akan mengisi formulir.

E.     Cetak Kartu.

F.      Logout.

Nama peserta ujian Akan muncul di dalam daftar hadir peserta ujian (yang dipegang oleh pengawas ujian), jika peserta ujian telah melunasi pembayaran dan telah melakukan pembuatan kartu ujian melalui web TU tersebut.

• Dalam web tersebut disediakan sebuah menu yang menampung saran atau kritik, yang di mana seandainya ada balasan dari admin kita bisa mengetahui apa jawaban dan tanggapan tentang saran antaupun kritik tadi.
• Menyediakan misal shoutbox atau YM di mana kita bisa berkomunikasi secara langsung dengan pegawai TU.

Demikian ide dari saya, semoga bisa bermanfaat. Saya menunggu dan menerima kritik dan saran yang bersifat membangun dari para pembaca.  Terimakasih.